Küreselleşme ve rekabet işletmelerin hızlı, güvenilir ve doğru bilgi ihtiyacını artırmıştır. Ayrıca, isletmeler rekabet ortamında ayakta kalmak ve öne çıkabilmek için sahip oldukları kaynakları etkin ve verimli kullanmak durumundadırlar. Bilgi teknolojileri işletmelerin söz konusu ihtiyaçlarına etkili cevap verebilecek araçları sağlamaktadır. Bilgi teknolojileri işletmeleri üç önemli alanda doğrudan etkilemektedir. Bunlar; elektronik ticaret, kurumsal kaynak planlaması (KKP) ve bilgi yönetimidir . 

Kuruluşlar kurumsal kaynak planlama sistemleri gibi gelişmiş bilgi teknolojilerine yatırım yaparak rekabet güçlerini artırmaya çalışmaktadırlar (Grabski and Leech, 2007: 17–39). Kurumların sürekli değişim ortamında rekabet edebilmeleri için, değişen iş şartlarını önceden tahmin edebilmeleri ve bunlara hızlı cevaplar verebilmeleri gerekir. Kurumların bunu yapabilmeleri için işlerinin gerektirdiği tüm alanlarını; güçlü ve aynı zamanda esnek bir biçimde destekleyen bilgi teknolojilerini kullanmaya, güvenilir bilgi üreten sistemlere ihtiyacı vardır. 

Bu sistemler kurumlara, lojistik, proje yönetimi, muhasebe-finans, servis, satış, dağıtım ve üretime kadar her alanda değişimlere uyum sağlama ve hızlı tepki verme yeteneği kazandıracaktır. Bütün bunları etkin olarak kullanılabilen, KKP sistemleriyle yapmak mümkündür. KKP sistemlerinin yüksek maliyet, uzun kurulum sürelerinin olması, karmaşık ve mevcut yazılımlara uyarlama güçlüğü gibi sakıncalı yönleri bulunmakla beraber, işletme kaynaklarının etkin ve verimli kullanılabilmesi, işletme tesisleri-bölümleri arasında bilgi üretim ve paylaşımının sağlanması gibi üstünlükleri de bulunmaktadır (Heizer and Render, 2008:585). Bu bağlamda KKP sistemleri, finansal göstergelere ilaveten operasyonel iyileştirmeleri de yansıtan performans ölçütlerini bilgi kullanıcılarına dengeli sunmayı hedeflemektedir.  

Kurumsal kaynak planlama (ERP), kurumların muhasebe, satın alma, proje yönetimi, risk yönetimi ve mevzuat uyumunun yanı sıra tedarik zinciri operasyonları gibi günlük iş faaliyetlerini yönetmek için kullandığı bir yazılım türünü ifade eder. Eksiksiz bir ERP ürün seti, bir kurumun finansal sonuçlarını planlamaya, bütçelemeye, tahmin etmeye ve raporlamaya yardımcı olan Enterprise Performance Management yazılımını da içerir.

ERP sistemleri, çok sayıda iş sürecini bir araya getirir ve bu iş süreçleri arasında veri akışı sağlar. ERP sistemleri, birden fazla kaynaktan organizasyonun ortak işlemsel verilerini toplayarak veri yinelemesini ortadan kaldırır ve "gerçeğin tek versiyonu" ile veri bütünlüğü sağlar.

ERP sistemleri günümüzde, her sektörden tüm büyüklüklerdeki binlerce işletmenin yönetiminde kritik önem taşımaktadır. Bu şirketler için ERP, tıpkı elektrik enerjisi gibi vazgeçilmezdir.

Bu çözümler kuruluşların muhasebe, finans, satın alma, proje yönetimi, tedarik zinciri ve üretim gibi günlük iş faaliyetlerini nasıl yönetebilir?

Kurumsal kaynak planlama sistemleri, üretim tabanlı ya da dağıtım işlerinin tüm yönlerini yöneten, şirket içinde veya bulutta çalışan, eksiksiz ve entegre platformlardır. Dahası, ERP sistemleri finansal yönetimin, insan kaynaklarının, tedarik zinciri yönetiminin ve üretimin tüm yönlerini temel muhasebe işlevinizle destekler.

ERP sistemleri üretim, lojistik ve finansal yönetimin tüm yönlerini izleyerek iş sürecinizin tamamına yönelik şeffaflık da sağlar. Bu entegre sistemler uçtan uca iş akışı ve veri için bir işletmede merkez görevi görür ve çeşitli departmanlara erişim sağlar.

ERP Sistemleri ve yazılımı, kurumsal, orta ölçekli veya küçük işletmeler genelinde birden fazla işlevi işletmeniz için özelleştirmeler dahil olmak üzere destekler.

ERP tarihi 100 yıldan eskiye dayanır. 1913 yılında mühendis Ford Whitman Harris, ekonomik sipariş miktarı (EOQ) modeli olarak bilinen, üretim çizelgeleme için kağıt bazlı bir üretim sistemini geliştirdi. Uzun yıllar boyunca EOQ, üretim standardı olarak kullanıldı. Alet üreticisi Black and Decker ise 1964 yılında EOQ kavramlarını ana bilgisayar ile birleştiren malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) çözümünü benimseyen ilk şirket olarak oyuna yeni bir soluk getirdi.

MRP, 1983 yılında üretim kaynak planlaması (MRP II adı verilir) geliştirilene dek üretim standardı olarak kullanıldı. MRP II, ana yazılım mimarisini modüller üzerine kurdu ve satınalma, ürün ağaçları, programlama ve sözleşme yönetimi dahil olmak üzere temel üretim bileşenlerini entegre etmekteydi. Tarihte ilk kez farklı üretim görevleri ortak bir sisteme entegre edildi. MRP II aynı zamanda organizasyonların kurumsal verileri paylaşmak ve entegre etmek ve daha iyi üretim planlamasıyla işletim verimliliğini arttırmak üzere yazılımdan nasıl faydalanabilecekleri konusunda çekici bir vizyon sundu, envanteri ve atıkları (ıskartaları) azalttı. 1970'li ve 1980'li yıllarda bilgisayar teknolojisi evrimleştikçe üretim, birleşik finans, müşteri ilişkileri yönetimi ve insan kaynakları verilerinin ötesinde iş faaliyetlerini yürütmek adına MRP II benzeri kavramlar geliştirildi. 1990 yılına gelindiğinde teknoloji analistleri bu yeni iş yönetimi yazılımı kategorisine bir ad verdiler: Kurumsal kaynak planlama.

ERP yazılımını tanımlarken “finansal” terimi sıklıkla kullanılsa da, finans ve ERP aynı şey değildir. Finans, ERP içindeki modüllerin bir alt kümesini belirtir.

Finansman, bir organizasyonun finans departmanıyla ilgili iş fonksiyonlarıdır. Bu fonksiyonlar finansal muhasebe, yardımcı defter muhasebesi, muhasebe merkezi, borçlar ve alacaklar, gelir yönetimi, faturalandırma, hibeler, gider yönetimi, proje yönetimi, varlık yönetimi, ortak girişim muhasebesi ve tahsilatlar için modüller içerir.

Finansman yazılımı, yönetim organlarının raporlama gerekliliklerine uygunluk için raporlama ve analitik yetenekleri kullanır. Bu gereklilikler arasında Uluslararası Finansal Raporlama Standartları Vakfı (IFRS), Amerika Birleşik Devletleri Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri (GAAP) Finansal Muhasebe Standartları Komisyonu (FASB) ve diğer ülkelerin gereklilikleri bulunur (Örneğin Almanya'da HGB ve Fransa'da PCG).

Kamu kuruluşları için, finansal yazılımlar, ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC) (üç aylık 10-Q ve yıllık 10-K gibi raporlarla birlikte), Avrupa Menkul Kıymetler ve Piyasalar Kurumu (ESMA) gibi düzenleyici düzenleyiciler için periyodik mali tablolar üretebilmelidir. Bu tür finansal raporlar için bir anlatıma dayalı raporlama aracı kullanılır. Finansal işlerden nihai olarak sorumlu olan kişi CFO'dur.

Finans, işin bir alanını ele alırken, ERP, finans dahil olmak üzere çok çeşitli iş süreçlerini kapsar. ERP yazılımı, şu olanakları içerebilir: tedarik, tedarik zinciri yönetimi, envanter, üretim, bakım, sipariş yönetimi, proje yönetimi, lojistik, ürün yaşam döngüsü yönetimi, risk yönetimi, kurumsal performans yönetimi (EPM), insan kaynakları/insan sermayesi yönetimi.

ERP, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) çözümleri dahil olmak üzere, müşterilerin bütüncül görünümlerini oluşturmak için ön ofis uygulamalarıyla da entegre olur. Bunun yanında, bulut tabanlı ERP uygulamaları Internet of Things (IoT), blokzinciri, yapay zeka, makine öğrenimi ve dijital asistanlar gibi yeni nesil teknolojilerde genellikle yerleşiktir. Bu gelişmiş teknolojiler, birçok geleneksel ERP işlevini geliştirmenin yanı sıra kuruluş genelinde verimlilik artışı, yeni hizmetlerin sunulması ve daha derin bilgi edinme fırsatları sağlarlar. ERP sistemleri kuruluş geneline yayılmış olduğundan, bunların yönetimi genellikle CFO, CIO ve COO gibi kilit yöneticilerle iş birliğini gerektirir.

Bulut tabanlı ERP uygulamaları genellikle eşyaların interneti (IoT), blokzinciri, yapay zeka, makine öğrenimi ve dijital asistanlar gibi yeni nesil teknolojilerle kullanılır.

ERP sistemleri, genellikle ortak bir veritabanı üzerinde tek ve tanımlı veri yapısı (şema) kullanacak şekilde tasarlanır. Bu da kurum genelinde kullanılan bilgilerin normalleştirilmesine, genel tanımlara ve kullanıcı deneyimlerine dayalı hâle getirilmesine yardımcı olur. Bu temel yapılar daha sonra işletme departmanlarındaki (örneğin finans, insan kaynakları, mühendislik, pazarlama ve operasyon) iş akışlarının getirdiği iş süreçleriyle birbirine bağlanır, sistemler ve bunları kullanan insanlar arasında bağlantı sağlar. Kısaca söylemek gerekirse ERP, modern bir kurumda çalışan, süreç ve teknolojileri entegre etmeye yarar.

Günümüzün iş dünyasında ERP'nin etkisi göz ardı edilemez. Kurumsal veriler ve süreçler ERP sistemlerinde toplandıkça işletmeler, ayrı departmanları birbirleriyle uyumlu hâle getirip iş akışlarını iyileştirerek önemli tasarruflar elde edebilirler. Belirli iş avantajlarına bazı örnekler:

Geliştirilmiş iş içgörüleri: Raporlarla oluşturulan gerçek zamanlı bilgilerden elde edilir

Daha düşük operasyon maliyetleri: Düzenli iş süreçleri ve en iyi uygulamalarla sağlanır

Artan iş birliği: Kullanıcıların sözleşmelerde, , isteklerde ve satın alma siparişlerinde veri paylaşması sayesinde sağlanır

Verimlilik artışı: Birçok işletme biriminde ve iyi tanımlanmış işletme süreçlerinde ortak bir kullanıcı deneyimi sayesinde sağlanır

Tutarlı altyapı: Arka ofisten ön ofise, tüm iş faaliyetleri aynı görünümü ve hissi verir

Daha yüksek kullanıcı benimseme oranları: Ortak bir kullanıcı deneyimi ve tasarımla elde edilir

Azalan risk: Geliştirilmiş veri bütünlüğü ve finansal kontroller sayesinde sağlanır

Düzgün biçimlendirilmiş ve entegre sistemlerle daha düşük yönetim ve operasyon maliyetleri

1990'lardan yirmi birinci yüzyılın başına kadar ERP hızlı bir şekilde büyümeye devam etti. Aynı zamanda bir ERP sistemini kullanıma alma maliyeti artmaya başladı. Yazılımı çalıştırmak için gereken donanım genellikle şirkete ait bir tesiste, sunucu odasındaki büyük makineler oluyordu. Hem donanım hem de yazılım lisansları, 5 ila 10 yıl boyunca değerini yitiren sermaye yatırımları gerektiriyordu. Buna ek olarak, kuruluşlar çoğu zaman ERP sistemlerini kendi gereksinimlerine uyacak şekilde özelleştirmek istemişlerdir. Bu da yazılım danışmanları ve eğitim için ek masraf çıkarmıştır.

Bu sırada ERP teknolojisi, gömülü analitik gibi yeni özellikler ve işlevlerle birlikte İnterneti benimseyerek evrimini sürdürdü. Zaman geçtikçe çok daha fazla organizasyon şirket içi ERP sistemlerinin modern güvenlik taleplerine veya akıllı telefonlar gibi gelişmekte olan teknolojilere ayak uyduramadığını keşfetti.

Bulut, özellikle de servis olarak yazılım (SaaS), ERP sunma modeli haline geldi. ERP yazılımı bulutta servis olarak sunulduğunda şirketteki sunucu odası yerine, uzak sunucu ağı üzerinde çalışır. İşletme içi sistemle her 5 ila 10 yılda bir pahalı yükseltme yapmak yerine bulut sağlayıcı, yazılımları yılda birkaç kez yamar, yönetir ve günceller. Bulut, şirketlerin yazılım ve donanım satın alma ya da ek BT çalışanlarını işe alma ihtiyacını ortadan kaldırdığı için hem işletim masraflarını (OpEx) hem de yatırım giderlerini (CapEx) azaltabilir. Bu kaynaklar bunun yerine yeni iş fırsatlarına yatırım yapmak üzere kullanılabilir ve kurum her zaman en güncel ERP yazılımlarını kullanır. Çalışanlar BT yönetimi yerine inovasyon ve büyüme gibi daha yüksek katma değerli görevlere odaklanabilir.

Kurumsal ve küçük ila orta ölçekli dahil olmak üzere her büyüklükteki işletme için, şirket içi sistemlerin kullanımdan kaldırılması ve bir kerede tamamen buluta geçiş mümkün değildir. Ya da en azından, kısa bir geliştirme penceresi içinde rahatça yapabilecekleri bir şey değildir. Bu arada, bir bulut çözümü olarak kurumsal kaynak planlamasının tüm avantajlarını göz ardı ederek şirket içi bir ERP ile yola devam etmek de artık ideal bir yol değildir. Şirket içi sisteminizi değiştirmek veya büyütmek için neden bulut uygulama yazılımlarını kullanmayı düşünmelisiniz?

1. Yeni ve gelişen SaaS teknolojilerini kolayca benimsenmesi

2. Mevcut ERP Sisteminizin değerini artırır

3. Yeni teknolojilere erişim sağlanır

4. Üçüncü taraf bağımlılıklarını azaltır

5. Finansal sistemlerin dönüşümü sağlanır

6. Daha sağlam güvenlik kaynaklarına sahip olunur

7. Yetenekli kişilerin dikkatinin çekilmesi sağlanmış olur.

Firmaların artan rekabet ortamında hayatta kalmak ve başarılı olarak faaliyetlerini yürütmek için KKP sistemlerini uygulamaları artık bir önem değil zorunluluk arz etmektedir. Başka bir anlatımla, KKP sistemlerinden yararlanmanın gerçek nedenlerinin; karar alma için bilgi üretme, maliyet yönetimi, rekabet, tam zamanlı bilgi ihtiyacının artması ve özellikle işletme uygulamaları ile bilgi sistemlerinin bütünleşmesinin sağlanması olduğunu göstermektedir. İşletmelerin rekabet ortamında ayakta kalabilmek ve yeni stratejik atılımlar oluşturabilmek için KKP sistemlerinden önemli ölçüde bir araç olarak yararlanmaları gerekmektedir. KKP sistemlerinin muhasebe uygulamalarında en önemli değişiklikleri gider merkezleri ayrımı, genel üretim bütçesi yapılması, finansal analiz ve analizden yararlanma, ürün düzeyinde karlılık analizi, müşteri düzeyinde karlılık analizi gibi karar almaya yönelik muhasebe bilgisi üretme ile iç denetim gibi işletme kontrolüne yardımcı olan konulardadır. Söz konusu değişiklikler, KKP sistemlerinin avantajlarından kaynaklanıyor olsa da aynı zamanda yöneticiler tarafından sistemin benimsenmesinin itici gücünü de oluşturduğu göz ardı edilmemelidir. Başka bir anlatımla, “muhasebe uygulamalarının bütünleşmesini artırır”, “güvenilir ve tam zamanında bilgiye dayalı karar almayı sağlar”, “yıllık hesapların kapatılma süresini kısaltır”, “finansal tabloların hazırlanma süresini kısaltır”, “ finansal tabloların kalitesini arttırır” KKP sistemlerinin yararlarını ve muhasebe uygulamalarında neden olduğu değişiklikleri ifade eden en temel göstergelerdir.